管理戸数は1,000戸から5,200戸に増えましたが、3人程度の経理担当者で回すことができています。業務効率は信じられないほど上がっていますね。
静岡県沼津市に本社を構える株式会社平成建設様は、建設会社でありながら自社で建築したマンションの管理も行う珍しい会社です。良い物件を建築して、その後の維持管理も引き続き同じ会社の社員が受け持つことで、お客様にトータルでのサービスを提供しています。
株式会社平成建設当社がジャックスのサービスを初めて導入したのは、2005年です。それ以前は各物件に対して1つずつ口座を作り、借主にその口座へ家賃を振り込んでもらう形でした。そして、社員が毎日金融機関へ記帳に出向き、その内容をMicrosoft Excel®に転記するという方法で家賃管理していたのです。
ところが、徐々に一括借り上げの物件が増え、一括借り上げ物件専用の通帳を作ったことにより、記帳内容にさまざまな物件の入金記録が混在し、内容を確認しながらMicrosoft Excel®へ転記する作業に、多くの時間を取られるようになりました。マンション管理の中でも家賃管理に関する業務が増え、マンション管理全体の品質にも影響を及ぼしかねない状態に陥ってしまいました。
当時から、分譲マンションの管理会社はありました。しかし、賃貸マンションを管理する会社はごくわずか。ノウハウがないまま手さぐりで取り組んでいたものの、このままでは家賃管理に関わる作業にばかり時間を取られ、肝心の大家様との適切なコミュニケーションが取れなくなる、という危機感がありました。
こうした事態を打開するため当社が取り組んだのは、1人のお客様に対して1口座を割り当てる、銀行システムの導入です。これにより、口座への入金とお客様名をひも付けて確認できるようになりました。それと同じころに、ジャックスが家賃回収の代行サービスを提供していることを知り、話を聞くことにしたのです。
ベンダーやサービスを選ぶ基準は、当社が運用している独自の不動産管理システムと整合性を取り、いかに密に連携できるかという点です。ジャックスはその点をきちんと考慮し、家賃回収にかかる事務作業の負荷軽減はもちろん、きちんと既存システムとも連携できる仕組みを提案してくれました。家賃保証や集金代行を始めた最初の会社ということを知っていましたので、信頼感もありました。
ジャックスの担当者の対応やサービスの品質という点でも、当社が求める水準をクリア。そのため、不動産管理システムとジャックスのサービスを組み合わせる形で、利用を開始しました。この形態は、現在でも継続しています。まず2005年7月から、管理しているマンションの家賃は「ハウスレント（旧家賃保証サービス）」、駐車場代のみの入金や個人契約のお客様からの集金は「集金代行サービス」を利用して、回収することにしました。
株式会社平成建設当社がジャックスのサービスを利用し始めてから約10年になります。その間、管理戸数は1,000戸から5,200戸に増えました。通常なら、管理戸数が増えると、それだけ集金の手間も増えます。特に家賃滞納の督促業務は多くの時間を要するだけではなく、業務を行うスタッフへ精神的にも大きな負担を与える業務です。
しかし、当社はジャックスのサービス導入により、督促件数が約3分の1に軽減され、業務効率は信じられないほど上がっていますね。現在は、5,200件を3人程度の経理担当者で回すことができています。これは、家賃管理にかかっていた手間をジャックスにアウトソースしたことによる大きな効果といえるでしょう。
また、2014年から家賃の回収サービスを「ハウスレント（旧家賃保証サービス）」から同じくジャックスの「アレンジ可能な家賃保証（サポートレント）」に切り替えたことで、これまで当社が行っていた手間が大幅に削減できました。
お客様から申し込みがあっても、審査して保証が始まってからでなければ家賃が引き落とせません。そのことに関わるお客様への確認が、毎月10数件ありました。しかし、アレンジ可能な家賃保証（サポートレント）導入後は、窓口で契約してジャックスに連絡するだけで、その後の作業は全て代行してもらえます。そのため、この作業がほぼなくなり、時間・心身ともにとても楽になりました。
2013年9月からは「コンビニ収納代行」の利用も開始。2年に1回発生するマンション契約更新料の入金に利用しています。請求書も当社から発送しますが、コンビニ払いの方が簡単に入金できるため、借主の負担軽減になると考えての導入でした。
現状のサービス内容でも十分な効率化ができており、ジャックスには満足しています。ただ、これ以上効率化して全てジャックスに任せてしまいますと、当社とお客様との接点が取りづらくなるので、現状がベストの体制だと考えています。もし数年後にニーズが変われば、それに合わせてジャックスへ相談したいと思います。
この10年間で、ジャックスにはさまざまなサービスが入ってきているため、今後新しい選択肢が出る可能性はあるでしょう。現状では、海外から来る入居希望のお客様については、一部で賃貸特有の審査がかけられないケースがあります。時代に合わせてそうした面が広がっていけば、さらに良いですね。
株式会社平成建設様は、建物を作る側がお客様を知ることができ、より責任を持って建設に取り組めるようにしたいという思いから、業界でも珍しい「内製化」というスタイルを取っています。これは長年にわたって「多能技能工」の育成を継続してきた、同社ならではの高収益の仕組みです。この「内製化」は、建設業界における革新的な試みとして、近年注目を集めています。
| 名称 | 株式会社平成建設 |
|---|---|
| 所在地 | 静岡県沼津市大岡1540-1（本社） |
| 設立 | 1989（平成元）年2月8日 |
| 社員数 | 545名（2014年10月現在） |
| URL | http://www.heiseikensetu.co.jp/ |
「内製化」を進めるべく「多能技能工」の育成に努めています。
静岡県駿東郡にある「不動産プラザ」南国風に統一された店舗で、お客様を和ませています。
株式会社平成建設様には長い間、当社のサービスをご利用いただいています。大きな効果も感じていただいており、私としても大変光栄に感じております。これからも平成建設様の発展に寄与できるよう、継続的に適切な提案を行っていきたいと思います。
株式会社ジャックス ペイメント推進部
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集金代行サービスなら、経験豊富なジャックスへ。このページでは、平成建設様の集金代行サービス導入事例を紹介しています。課題や業種から探すこともでき、集金代行サービスでジャックスが選ばれる理由も紹介しています。集金業務の大幅な削減に、ぜひご活用ください。
