「集金代行」とは・・・

「集金代行」とは?のイメージ(集金袋)

会社を経営するうえで、売上代金を顧客から回収する「集金業務」は、良好なキャッシュフローを維持するための重要な業務ですが、煩雑な事務作業に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
ここでは、集金業務をアウトソースする「集金代行サービス」とはどんなサービスなのかについて解説します。

集金業務にかかる企業の負担

集金業務を行うためには、まず集金を担当する人員や経理担当者を確保しなければなりません。
担当者は、顧客ごとに明細を記載した請求書を作成、印刷します。
請求書を作成したら、顧客とのトラブル防止のために控えをコピー・ファイリングしたのち、郵便局やメール便で郵送します。
次に、入金の確認と対象者の消込みを行い、未入金の顧客には再入金の案内を行います。
また、入金額が間違っている場合などは、顧客に連絡し、返金や再入金といった処理が発生することもあります。
以上に挙げた一連の業務を毎月、もしくは都度、繰り返し行うのが集金業務です。
このように、集金業務は人件費だけではなく、入念なチェックや顧客と連絡を取り合う担当者の精神的な負担となるものです。
この企業の負担を大幅に軽減させるのが「集金代行サービス」です。

集金代行サービスを導入するメリット

1.集金業務の大幅な削減

集金代行サービスでは、請求書の作成から発行、口座振替などによる売上代金回収、入金確認を一括して代行会社に委託できます。
これによって、集金業務にかかる事務作業や担当者の精神的負担を大幅に削減することができるのです。
また、顧客から個別に集金をする場合、入金のタイミングはバラバラとなりますが、代行会社を挟むことで入金日が統一され、管理しやすくなります。

2.回収チャネルの多様化

集金の一般的な方法として、銀行振込が挙げられるでしょう。ただし顧客にとっては「銀行の営業時間内に、指定された口座へ振り込む」という手間となり、未入金リスクになり得ます。
集金代行サービスを利用することで、顧客が指定した口座から自動的にお金を引き落とす「口座振替」や、顧客が好きな時に手持ちの現金で支払うことができる「コンビニ収納」といった回収チャネルを増やすことができます。
口座振替もコンビニ収納も、各金融機関やコンビニとネットワークを持っていなければ実現できない集金方法であるため、集金代行サービスを活用するメリットと言えるでしょう。

3.「保証付き」や「立替払い」などのサービスも

集金代行サービスを提供する代行会社によっては、回収できなかった売上代金を保証するサービスや、回収結果にかかわらず売上代金を立て替えてくれるサービスを取り扱っていることもあります。
用途に合わせて活用してみてはいかがでしょうか。

口座振替サービスの一般的なフロー

集金代行サービスの一例として、口座振替サービスを利用する際の一般的なフローを見ていきましょう。

①顧客の口座振替登録

口座振替依頼書を使用する場合、顧客が記入・捺印した依頼書を代行会社へ送付し、金融機関にて登録を行います。
専用端末と顧客のキャッシュカードを利用する場合、即時に口座振替登録が完了します。

②顧客への請求内容の作成・提出

請求を行う顧客や金額、口座の情報を所定の方法で代行会社へ提出します。

③口座振替(引き落とし)

振替日(引落日)に顧客の口座から代行会社が請求金額を振り替えます。

④振替結果の通知

顧客の口座から振り替えができたかどうかを、代行会社が企業へ通知します。

  • 振り替えができなかった顧客へ代行会社が再入金の案内を発送することもあります。

⑤精算

顧客から振り替えた金額から、口座振替サービスの手数料を差し引いて、企業に納金します。

集金代行サービスを導入している主な業種

集金代行サービスは、B to B、B to Cを問わず様々な業種で導入されていますが、特に毎月の会費や利用料など、定期的に請求が発生する業種との相性が良く、導入効果が期待できると言えるでしょう。代表的な例を見ていきます。

1.フィットネスやジムなどのスポーツクラブ

入会手続きと同時に口座振替登録を行い、毎月の会費を集金します。インストラクターやコーチが入会手続きを受付するケースが多く、集金業務を代行会社へ委託することで、本業に専念することができます。

2.学習塾や学童保育

利用者が子どもであるため、子どもに現金を持たせたくない保護者の方にとって、安心して月謝を払う方法として口座振替サービスが受け入れられています。また先生やスタッフの方も、現場で現金を管理するリスクがなく、余計なストレスから解放されます。

集金業務は煩雑な事務作業ですが、会社の財務に直結する非常に重要な業務です。集金代行サービスをうまく活用することで、人員コストや精神的負担を減らし、回収率の向上が期待できます。
集金業務にお悩みの方は、一度ご検討してみてはいかがでしょうか。

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集金代行サービスなら、実績豊富なジャックスへ。このページでは、集金代行の基礎知識について解説しています。
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